Как Правильно Заверять Копии Документов В 2023 Году Образец

Как заверить документы и их копии

Во внутреннем документообороте допускается использование реквизитов, утвержденных в локальных нормативных актах. При заверении копий, направляемых в сторонние организации, а особенно в суд или госорганы, следует руководствоваться действующим законодательством и судебной практикой.

  • изготовление ксерокопии;
  • применение штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этой фразы от руки после текста и подписей, обычно в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или оттиск не должны перекрывать текст);
  • в надписи указываются должность, фамилия сотрудника с инициалами, ставятся дата и подпись;
  • с 2023 года рекомендуется указывать место хранения подлинника;
  • на надпись или оттиск ставится печать с наименованием организации;
  • при наличии нескольких листов надпись ставится на каждом из них или на прошивке.

Для этого изготавливается специальный штамп, с помощью которого заверяется документация. Штамп, как и надпись, ставится на свободное место под текстом и подписями. Использование факсимиле (оттиска печати) допускается не всегда, им можно подписывать договор, если стороны это отдельно согласовали, заверять документацию для суда. ФНС при предоставлении бланков для производства проверки и в других случаях использование факсимиле не позволяет, подпись на ксерокопиях в обязательном порядке ставится собственноручно руководителем или уполномоченным лицом.

Только заверенная надлежащим образом копия имеет юридическую силу. Это документ, воспроизводящий подлинник в полном объеме, без изъятий и дополнений, что подтверждается предусмотренными законодательством реквизитами. Чтобы правильно расставить эти реквизиты, необходимо знать их состав, требования к ним или использовать образцы для налоговой, суда и т. д.

В соответствии с вышеуказанными законодательными актами заверение вправе осуществлять только руководитель или уполномоченное должностное лицо организации, штатный работник. Обычно такое полномочие указывается в должностной инструкции или доверенности. На практике суды и государственные органы редко обращают внимание на такие нюансы и принимают в качестве надлежащим образом заверенных копий документы с подписью не состоящего в штате сотрудника при наличии печати с наименованием компании.

Как правильно заверять копии документов в 2023 году

  • налоговые инспекции;
  • Пенсионные фонды;
  • Фонд социального обеспечения;
  • банки и микрофинансовые организации;
  • контролирующий орган (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Инспекция труда и др);
  • судебные инстанции.

С 1 июля 2023 года ГОСТ Р 7.0.97-2023 расширил реквизиты – надо указывать местонахождение оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного отдела в другой, требование не меняется. Если он выдан сторонней организации, под словом «Верно» необходимо указать «Оригинал находится в … организации в … № … в течение … одного года». Вы имеете право написать этот реквизит от руки или в виде почтовой марки.

Работники компании (в том числе бывшие работники) вправе написать заявление о выдаче любых ксерокопий документов, касающихся их работы (трудовые книжки, приказы о приеме на работу, переводы, увольнения, справки и выписки и т.п.). Работодатель обязан выдать их бесплатно в течение 3 рабочих дней ( ст. 62 ТК РФ и п. 7 Правил ведения и сохранности трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).

Единого законодательного акта, регламентирующего порядок воспроизведения документов, не существует. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2023, вступивший в силу с 1 июля 2023 года . Но он используется как ориентир. И становится обязательным в случае утверждения во внутренних нормативных документах компании.

  • в конце текста под всеми подписями ставится печать;
  • поставить на свободное место, обычно в правый нижний угол;
  • запрещено их наложение на текст;
  • допускается его использование по согласованию с органами, в которые направляются документы (не все государственные органы разрешают).

Как правильно заверять копии документов в 2023 году образец

На 2023 год законодательно не предусмотрено официального требования предъявлять трудовую книжку при оформлении загранпаспорта. Копия В том же приложении даны четкие рекомендации о том, как заверить копии документов для налоговой. Рассмотрим их более детально.

Даже граждане, имеющие образование юриста, не всегда успевают за актуальными изменениями законодательства, поэтому целесообразно будет воспользоваться консультацией квалифицированного специалиста. Удобство заключается в том, что проводиться консультация юриста бесплатно и онлайн.

— — Конечно, только если это соответствует действительности и нет информации о том, что в ближайшие дни сотрудник будет уволен. Для того чтобы заверять трудовые книжки по новым правилам 2023 года, необходимо дополнительно делать запись о том, где хранится подлинник трудовой, если копия предоставляется в другую организацию. Правда, в большинстве предприятий малого и среднего бизнеса, где штат не настолько велик, трудовые книжки хранятся просто в сейфе, металлическом противопожарном шкафу или ином месте, способном обеспечить безопасность хранения документов.

С 04.01.2023г. приложением № 18 к приказу ФНС от 07.11.2023 № ММВ-7-2/628@ утверждены требования, предъявляемые к оформлению бумажных документов, представляемых в налоговую инспекцию по тем или иным поводам. В том же приложении даны четкие рекомендации о том, как заверить копии документов для налоговой.

2 ст. 93 НК РФ). Заверение информации в копиях – это обязательное действие, обеспечивающее их юридическую значимость. Представить их следует в полном объеме запроса ИФНС, оформив в соответствии с существующими сегодня критериями. Узнаем, как правильно заверять копии для налоговой и чем при этом руководствоваться.

Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

  1. Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
  2. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
  3. Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
  4. Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
  5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
  6. Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2023 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
  7. Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
  8. Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

Как заверить копию трудовой книжки

  • слово «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • подпись и расшифровку подписи лица, заверившего документ;
  • дату заверения документа;
  • отметку о том, что подлинный документ находится в организации (если вы заверяете копию в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2023).

Далее на обороте нужно сделать заверительную надпись «Верно» или «Копия верна», поставить подпись ответственного сотрудника, указать его должность и ФИО, проставить печать организации (отдела кадров) и, если вы придерживаетесь ГОСТ 7.0.97-2023, — сделать отметку о том, что подлинный документ находится в организации.

Основанием выдачи сотруднику копий документов, связанных с работой, является письменное заявление, составленное на имя директора. На полученном заявлении руководитель ставит свою подпись и дает разрешение отделу кадров на выдачу документов, проставив надпись: «Согласовано» или «Выдать документы». Подписанное директором заявление передается уполномоченному должностному лицу на исполнение.

Перед подготовкой документов имеет смысл уточнить у сотрудника требования адресата, запрашивающего документы, после чего выбрать необходимый способ заверения трудовой. К примеру, ПФР и банки могут не принимать копию трудовой, заверенную в виде сшивки, а не отдельными листами.

Как правильно заверить документы в 2023 году образец

  • документы можно было свободно читать: был виден текст документов, все реквизиты, даты, визы, резолюции, иные надписи, печати, штампы и отметки;
  • каждый лист подшивки можно было легко скопировать;
  • при чтении и копировании подшивка не разрушалась.

Не требуется указывать и место хранения оригиналов представляемых налоговикам документов. Прошитые копии нужно скрепить так, чтобы подшивка не распадалась при работе с документами, а каждый лист можно было бы достаточно удобно изучать и свободно копировать. Все надписи, отметки, визы, резолюции должны быть хорошо видны.

А. Согласно ГОСТу, о тметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись». Отметка о заверении включает в себя слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию) и дату заверения.

Работа по заверению копий с внедрением новых требований заметно упростилась. До недавнего времени ФНС требовала заверять каждую копию в общей сшивке. Письмом Минфина РФ от 29.10.2023 № 03-02-РЗ/62336 были внесены изменения в этот порядок – разрешено подшивать скопированные документы в тома по 150 листов и заверять целиком всю подшивку.

    Вопрос: Как правильно заверить копию многостраничного документа? Как должна выглядеть наклейка? Допускается ли сшивать копии документов в один пакет, если документы из разных по номенклатуре организации дел? Если да, то как проставить номер дела, в котором хранится документ, в заверительной надписи на наклейке? Ответ: Порядок заверения копии, в том числе для предоставления ее в другую организацию, описан в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2023 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2023). Отметка о заверении копии должна выглядеть так: Верно. Генеральный директор Островская К.А. Островская 17.12.2023 Подлинник документа находится в ООО «АБВ» в деле № 12-13 за 2023 год. Печать Порядок заверения многостраничных документов описан в п. 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2023 № 44): «На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа». Таким образом, на каждом листе ставится такая отметка: Верно. Генеральный директор Островская К.А. Островская 17.12.2023 Печать А на последнем листе пишем полностью: Верно. Генеральный директор Островская К.А. Островская 17.12.2023 Подлинник документа находится в ООО «АБВ» в деле № 12-13 за 2023 год. Печать Что касается внешнего вида наклейки, то можно обратиться к письму Минфина России от 29.10.2023 № 03-02-Р3/62336: «На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40—60 мм на 40—50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см. […] Заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения». Лучше, если заверит копии генеральный директор. Несмотря на то что в приказе Минфина России от 07.11.2023 № ММВ-7-2/628@ (далее – Приказ Минфина № ММВ-7-2/628@) на это нет прямого указания, подпись генерального директора исключит возможные вопросы со стороны проверяющих органов. В крайнем случае нужно сразу давать указание на документ, дающий право другому работнику заверять копии документов, и приложить к направляемому пакету его копию: Верно. Главный бухгалтер Козлова А.А. Козлова (по Доверенности от 03.12.2023 № 12) 17.12.2023 […] Правила представления многостраничных документов на бумажном носителе (в том числе копий) в налоговую изложены в приложении № 18 к приказу Минфина № ММВ-7-2/628@: Извлечение из приложения № 18 к Приказу Минфина № ММВ-7-2/628@ 4. Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись. 5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов…, его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку. Таким образом, отметка о заверении копии и заверительная надпись – два самостоятельных блока информации, которые должны присутствовать на сшитой копии. Путать и смешивать между собой их нельзя. Приведем пример оформления оборотной стороны многостраничной копии документа на бумажном носителе для представления в налоговую: В одну сшивку помещается одна копия документа. Сшивок в один адрес может направляться несколько. Направление осуществляется с сопроводительным письмом, в котором в реквизите «Отметка о приложении» (п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2023) описывается каждая из них: Уважаемый Иван Иванович! В ответ на Ваш запрос направляем вам копии документов ООО «АБВ». Приложение: 1. Копия Устава ООО «АБВ» на 20 л. в 1 экз. 2. Копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица на 1 л. в 1 экз. 3. … Автор ответа: Кожанова Евгения Николаевна Статьи и советы по делопроизводству и архивному делу, работе секретаря и помощника. Шаблоны документов, подарки и акции. Выписываете журнал? Я согласен с политикой ПОДПИСАТЬСЯ 18.12.2023, 15:27 Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. E-mail * Имя

  1. Внутри своей компании: «Верно», должность и подпись лица, визирующего документ.
  2. Для другого учреждения: «Верно», «Подлинник приказа о приёме на работу/другого акта хранится в ООО «Техника», дело №03-1861 за 20.. год», а также должность и подпись ответственного составителя.

Дату, когда изготовлена копирующая бумага трудовой книжки, укажите во второй графе раздела «Сведения о работе». Запись «Работает по настоящее время» размещают в третье графе этого раздела. На приведенном ниже образце видно, что подпись и ее расшифровка, оттиск печати, а также должность лица, уполномоченного осуществить данную процедуру приведены под всеми записями.

Порядок заверения копий документов, изложенный в нем, распространяется не только на копии документов, касающихся прав граждан, как вытекает из названия указа, но теперь и на другие документы (по обычаям делового оборота, в понятиях действующего Гражданского кодекса РФ).

Проверьте качество подлинника. Если часть надписей стёрлась, есть подчистки или трудно читаемые фрагменты, простого ксерокопирования будет недостаточно. Копия получится некачественной, и её не примут. Как поступить в такой ситуации? Попробуйте отсканировать подлинник, а затем распечатать скан. Качество будет лучше, а для принимающих учреждений не имеет значения, каким именно образом изготовлена копия.

В самом общем виде процесс заверения копирующей деловой бумаги уже заверенной ранее копии документа не отличается от процесса заверения первой.

Например, если это обычный повтор документа без свидетельствования его верности подлиннику, то 1 стр. в пределах 2-4 руб., а если же требуется удостоверительная надпись, например, у нотариуса – то цена, соответственно, возрастает в несколько раз.Штамп «копия верна» оставляет оттиск прямоугольной формы с соответствующей надписью.

из определенного документа отражает лишь только часть текста или же полное содержание самого подлинника. Преимущественно выписку оформляют тогда, когда изготовить документа невозможно в силу разных причин. Например, если в документе содержится исключительно конфиденциальная информация, персональные данные других сотрудников или нецелесообразно полностью копировать подлинник по причине его большого объема, отсутствия потребности полностью Важно!

Например: — при создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют; — номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа; — допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны; — предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним; — абзацный отступ текста документа — 1,25 см; — текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Островская 17.12.2023 Подлинник документа находится в ООО «АБВ» в деле № 12-13 за 2023 год. Печать Что касается внешнего вида наклейки, то можно обратиться к письму Минфина России от 29.10.2023 № 03-02-Р3/62336: «На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40—60 мм на 40—50 мм).

Это не касается тех случаев, когда оригинал документа можно воспроизвести заново, например, на предприятии утерян приказ, вместо которого напечатали новый с теми же реквизитами, подписью и печатью.На интересующих многих тему, сколько стоит копия документа, можно посмотреть по-разному.

Образец заверения трудовой книжки 2023 год

Упомянутый выше ГОСТ строго регламентирует порядок подтверждения подлинности бланков строгой отчётности. Если представитель нанимателя допустит при оформлении ошибку, возникает формальная причина признать дубликат недействительным. Вот почему знать регламент заверения копии трудовой книжки важно не только кадровикам, но и работникам.

Если в компании предусмотрен отдел кадров, копии заверяет и подписывает специалист или руководитель HR-службы. Если специального отдела нет, оформить документ вправе главный бухгалтер, на которого уставом или должностной инструкцией возложен кадровый учёт, руководитель компании или индивидуальный предприниматель. Заверение выписки лицом, не имевшим полномочий, делает документ недействительным.

Встречаются и экзотические случаи. Так, недоверчивые родители невесты однажды потребовали у жениха доказать трудоустройство в престижной компании, предъявив им официальные бумаги из отдела кадров. Жених не растерялся, принёс заверенную копию ТК, и молодые сыграли свадьбу.

Дубликат выполняется на ксероксе или сканере в достаточном для беглого чтения качестве. Печать может быть как черно-белой, так и цветной. Распечатываются развороты всех страниц с записями, начиная с первой. Если нужна частичная выписка, копируется первая страница и развороты с записями, которые касаются последнего места работы или трудоустройства за определенный период времени (например, за год или за три года, это часто просят кредитные учреждения).

Для дополнительной достоверности листы сшивают. Кончики нитей заклеивают прямоугольным листком бумаги, на котором пишется дата подтверждения подлинности и ФИО сотрудника. Поверх ставится круглая печать предприятия, края оттиска должны выходить на основной лист.

  • информация о доверителе;
  • сведения о поверенном;
  • полномочия, которыми наделяется доверенное лицо. Каждое действие, которое разрешено выполнять, рекомендуется указывать отдельным пунктом. Этот вариант является более приемлемым для восприятия;
  • обычно поверенным является сотрудник компании, поэтому следует указать должность, которую он занимает;
  • стоит отметить, разрешено ли представителю оформлять передоверие еще на кого-то, или такая возможность отсутствует;
  • срок действия документа. Хотя это не является обязательным пунктом. При отсутствии этой информации документ будет действовать в течение одного года.

Доверенность разрешается оформлять на простом листе формата А4. Но многие компании используют для этого фирменные бланки. Здесь должна быть четко указана суть доверенности. Для этого рекомендуется использовать стандартные и понятные фразы. Каких-то двояких выражений здесь быть не должно.

Если было принято решение аннулировать доверенность на право заверения копий документов, директор должен сообщить об этом своему представителю. При этом сотрудник возвращает доверительный документ. Если оформление доверенности проходила без обращения к нотариусу, процесс аннулирования на этом заканчивается. В том случае, когда доверенность оформлялась в нотариальной конторе, для отмены ее снова нужно посетить. Для этого нотариус сделает соответствующую отметку.

Бывают ситуации, когда оригиналы определенных документов компания не имеет права выдавать на руки. Соответственно, оформляется копия, которая должна быть заверена ответственным лицом или его представителем. Например, к таким документам относится трудовая книжка. Если сотрудник не увольняется, она не выдается на руки. Но если возникает необходимость предъявить ее по месту требования, работнику выдается заверенная копия.

Особое внимание стоит обратить на процесс аннулирования доверительного документа. Как уже было сказано, срок действия указывается доверителем. Но он в любое время имеет право прекратить действие документа. Возможно, директор видит, что представитель не справляется со своими обязанностями. Также может возникнуть ситуация, когда в услугах доверенного лица больше нет необходимости. Не нужно исключать вероятность того, что сотрудник не желает продолжать выполнять возложенные на него обязательства.

Оформляем и заверяем копии документов правильно

Под копией документа понимается документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их (подп. 3.1.29 п. 3 СТБ 2059-2013 1 ). Копия документа может создаваться посредством как оперативной полиграфии (ксерокопии документа и т.п.), так и воспроизведения реквизитов документа на отдельных листах. С понятием копии документа связано понятие подлинника официального документа, под которым понимается первый или единственный экземпляр официального документа (подп. 3.1.26 п. 3 СТБ 2059-2013), на основе которого и создаются копии.

Как правило, копия документа должна воспроизводить все реквизиты копируемого документа, в том числе реквизиты бланка. Исключение составляют копии исходящих документов, остающихся в деле организации, на которых реквизиты бланка не воспроизводятся, однако проставляются дата подписания документа и его регистрационный индекс (ч. 8 п. 64 Инструкции по делопроизводству, ч. 4 подп. 7.28 п. 7 СТБ 6.38-2023 2 ).

2 Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2023 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный и введенный в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 26.10.2023 № 83 (в ред. от 26.08.2023).

Ответ на этот вопрос содержится в письме Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142. В нем финансис­ты порекомендовали компаниям учитывать тот факт, что копии документов будут использоваться налоговыми органами в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы. Специалисты Минфина России отметили, что в данной ситуации могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов, как заверение каждого отдельного листа копии докумен­та, так и прошитие многостраничного до­кумента и заверение его в целом. При этом при прошивке многостраничного документа необходимо:

В ряде случаев требуется завизировать не копию, а только отдельную выписку. Например, из устава организации, договора или постановления. Как это сделать правильно? К выпискам не предъявляется строгих требований, большая часть их выполняется в свободной форме и даже не требует подписи руководителя. Чтобы выписка считалась действительной, достаточно следующих рекомендаций:

Нотариальное чаще всего требуется бизнесу, а работникам достаточно простого — подписи работодателя. В отдалённых сельских поселениях, где нет нотариуса, эту функцию исполняет глава муниципалитета или его уполномоченный заместитель. Самостоятельно заверяются те акты, которые подготовлены в самой компании: приказы и договоры. Визировать документы, которые созданы другим учреждением, правомерно только тогда, когда подлинники находятся на хранении в самой компании. Это правило чаще всего касается трудовой книжки.

Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны ´ х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Образец заверения копии документов

Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч. Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

При оформлении подтверждения подлинности копий бумаг на предприятии, у его представителей часто возникает вопрос о том, кто имеет право заверять копии документов в организации. Руководитель субъекта хозяйствования правомерен заверять только те бумаги, которые были им подписаны. Допускается также работа с той документацией, оригиналы которой хранятся на предприятии. Однако стоит учесть, что бумаги, принадлежащие сторонним компаниям и физическим лицам, официально копировать разрешается только после получения специального разрешения. Исключением является заведение личного дела на работника, требующее копирования идентифицирующей личность документации.

  • слово «Верно»
  • наименование должности лица, заверившего копию
  • его собственноручную подпись
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию)
  • дату заверения копии (выписки из документа)
  • надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (если копия выдается для представления в другую организацию)

Некоторые субъекты хозяйствования для повышения собственного рейтинга среди аналогичных компаний, оказывающих идентичные услуги, нотариально заверяют всю документацию. Считается, что такое решение повышает уровень доверия клиентов. Оно оправданно, однако требует значительных финансовых вложений. Следует отметить, что если в окрестностях населённого пункта, вблизи хозяйствования субъекта бизнеса отсутствует нотариус, то правильно заверить документы помогут в административном подразделении округа.

Нужно обязательно указать дату составления документа, в противном случае он будет ничтожным, как указано в ч. 1 ст. 186 ГК РФ. Кроме того, нужно указать срок действия документа. Доверенность без указания срока действия сохраняет свою силу всего 1 год, что указано также в ч. 1 ст. 186 ГК РФ.

  1. Сведения о юридическом лице: название компании, юридический адрес, ОГРН, ИНН.
  2. Название документа, дата и место его составления. Также необходимо указать номер, поскольку доверенность регистрируется в журнале выдачи доверенностей под этим номером.
  3. Данные о том, кто передает полномочия: должность, ФИО, документ, на основании которого действует доверитель от лица компании.
  4. Сведения о лице, которому доверитель передает полномочия: должность, ФИО, паспортные данные.
  5. Полномочия, которые передаются доверенному лицу от компании, а также какие документы оно вправе заверять.
  6. Срок доверенности. Если его не указать, то документ по умолчанию будет «работать» 1 год.
  7. Подпись доверенного лица — работника и доверителя — главы компании.

Согласно п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность от юрлица не требуется заверять нотариально, достаточно только подписи главы компании или иного уполномоченного лица. Доверенность от индивидуальных предпринимателей заверяют нотариально, поскольку они являются физическими лицами.

Глава компании не всегда может заверить копии каких-либо документов, поэтому практикуется передача прав на это другому сотруднику с помощью оформления и подписания доверенности. После этого работник сможет самостоятельно заверять бумаги без обращения к руководству. Каковы особенности составления доверенности на право заверения копий документов, разберемся в публикации.

В крупных компаниях руководители просто физически не могут заверить все копии бумаг, которые производятся в фирме, поэтому эти полномочия передают работникам, деятельность которых связана с данными документами. Это могут быть бухгалтера, руководство отдела кадров, канцелярии др. Данная доверенность может понадобиться при заверении бумаг, которые необходимо отправить в какие-либо государственные органы или выдать сотрудникам компании.

Есть нормативный правовой акт, который был принят еще в 1983 году и до сих пор официально не отменен, – Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х).

По действующему законодательству не требуется заверять копии документов, которые хранятся в личном деле работника. К примеру, в тех документах, которые регулируют основной порядок формирования личных дел сотрудников, а именно государственных служащих, для которых это обязательный пункт, используется такая формулировка, как «копии», а не «заверенные копии» (в соответствии с Указом Президента РФ от 30 мая 2005 года под номером 609).

Существует несколько путей решения данного вопроса. Если документы в суд подает руководитель организации, он сам может заверить копии печатью предприятия и своей подписью. Если в суд обращается частное лицо, то документы можно заверить или у нотариуса, или отдать копии вместе с оригиналами – суд самостоятельно заверит документы при проверке. Исключением является долговая расписка.

Многие бумаги, предназначенные для предъявления в уполномоченные органы, подлежат заверению. У руководителей бизнеса часто возникают вопросы о том, как правильно заверять копии документов, какая информация в них должна быть отображена, и на какие законодательные акты можно ориентироваться, чтобы почерпнуть информацию о правилах проведения мероприятия.

Заверенная соответствующим образом бумага укажет на непосредственную дату оформления и сориентирует кадровиков в актуальности всех сведений, так как в оригинал могут быть внесены корректировки. Чтобы копия имела юридическую силу, необходимо соблюдать соответствующие правила оформления, которые установлены ГОСТом Р , принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст.

Вам будет интересно ==>  Серветут Аренда Или Нет